Cara Meminta Seseorang Menjadi Pemateri Suatu Acara

Pada saat akan menggelar sebuah acara, kita tentu membutuhkan seorang pembicara atau pemateri. Yaitu orang yang akan mengisi acara tersebut sebagai seorang narasumber. Bagaimana caranya menghubungi pembicara tersebut agar bisa hadir di acara yang akan kita selenggarakan?

Acara yang akan kita gelar itu bisa bermacam-macam, seperti seminar, .diskusi, pelatihan, atau bedah buku. Tentu tidak mungkin acara itu kita isi sendiri sebagai yang punya acara atau pihak panitia. Kita membutuhkan orang lain untuk menyampaikan materi seperti yang kita harapkan.

Namun bukan berarti dari pihak panitia penyelenggara sama sekali tidak boleh tampil ya. Dari panitia tetap boleh saja tampil, baik sebagai moderator diskusi, atau salah satu pemateri. Tapi kita butuh orang lain untuk memperkuat pesan dari sebuah acara sesuai kapasitas atau bidang keilmuannya.

Karena itu kita perlu mencari dan menghubungi seseorang atau beberapa yang akan menjadi narasumber. Khusus untuk acara bedah buku, pematerinya tentu adalah penulis buku dan seorang pembahas ya. Tentang yang ini, nanti akan kita bahas dalam artikel berikutnya.

Berikut cara meminta seseorang untuk menjadi pembicara pada acara yang akan kita selenggarakan:

1. Riset sesuai tema acara.
Dalam mengadakan sebuah acara, kita tentunya akan membuat apa tema acara yang akan kita adakan tersebut. Misal mengadakan seminar dengan tema: Cara Meningkatkan Minat Belajar Anak pada Pelajaran Matematika, Mencegah Stunting dengan Menjalani Kehamilan Sehat, Peluang Pengadilan HAM dalam Kasus Pelanggaran HAM Berat Masa Lalu. Atau bisa mengadakan pelatihan jurnalistik dengan tema: Sehari Pandai Menjadi Jurnalis, Teknik Membangun Website Cepat dan Mudah, dan sebagainya.

Dari tema itu, kita lakukan riset atau mencari informasi siapa narasumber yang tepat dan mumpuni. Selain sudah berpengalaman dalam bidangnya, keahliannya sudah tak diragukan, sebaiknya si sumber juga sudah pernah menjadi pemateri dalam acara sejenis.

Riset bisa dilakukan melalui internet, buku-buku, surat kabar, atau berdiskusi dengan tim panitia. Di era serba digital sekarang, jejak informasi seseorang dapat dengan mudah ditemukan melalui internet, baik itu dari media massa online, maupun media sosial. Dari penelusuran tersebut, dapat didiskusikan dengan panitia lainnya siapa yang pas menjadi pembicara di acara tersebut.

Bila kita sudah mengenal si narasumber, itu bahkan menjadi nilai lebih. Atau pada saat menentukan tema acara sudah ada gambaran siapa yang akan menjadi pemateri. Tapi riset digital tetap harus dilakukan ya, untuk memperkuat alasan memilih si narasumber.

2. Hubungi si calon pemateri.
Tahap selanjutnya adalah menghubungi si calon pemateri atau narasumber tersebut. Usahakan bisa menghubungi calon pemateri (selanjutnya disebut pemateri atau narasumber saja) ini dua pekan sebelum acara digelar, atau paling tidak sepekan sebelum acara berlangsung.

Kita tidak tahu apakah dia akan bersedia dan bisa mengisi acara tersebut atau tidak. Dan bila tidak, maka kita bisa mencari pemateri pengganti. Selain itu juga kita perlu persiapan untuk membuat surat, banner acara, dan undangan ke para peserta.

3. Gunakan cara yang sopan dan beretika.
Saat menghubungi pemateri, posisikan sebagai kita yang sedang membutuhkan dirinya. Sehingga sopan santun dan cara menyapapun harus harus dijaga.

Diawali dengan salam dan memperkenalkan diri, bila si pemateri kira-kira belum mengenal kita. Atau diawali dengan menanyakan kabar, bila sudah saling mengenal atau sudah pernah komunikasi sebelumnya. Tanyakan apakah ia berkenan mengisi acara yang akan kita laksanakan pada hari tanggal dan bulan sekian.

Bila si pemateri adalah orang sibuk, mungkin dia tidak bisa hadir pada tanggal tertentu. Anda bisa mengatur ulang waktu dengan tim lainnya, yang bisa disepakati dengan si narasumber. Namun bila ia sedang ada acara lain untuk waktu yang lama atau sedang berada di lokasi yang jauh, maka mau tidak mau kita harus mencari pemateri lainnya.

Bila si pemateri sudah cocok waktu, tema, dan tempatnya, maka persiapan selanjutnya dapat dilakukan, karena pematerinya sudah fiks. Dan bila pematerinya acara lebih dari satu, semua dihubungi ya, jangan ada yang terlupakan.

4. Kirim surat permohonan menjadi pemateri.
Permohonan menjadi pemateri harus disampaikan melalui surat secara resmi, bukan hanya pertelepon, aplikasi pesan pendek, apalagi media sosial. Ketika menghubungi mereka pada point 3 di atas memang bisa dilakukan melalui pesan pendek, telpon atau medsos, namun tetap harus ditindaklanjuti secara resmi.

Itu untuk menunjukkan keseriusan panitia acara tersebut dan menghormati si pamateri. Surat itu berisi permohonan sebagai pemateri, tema acara, waktu, tempat, dan bila ada tema khusus untuk si pemateri, perlu juga dicantumkan. Surat sebaiknya dilengkapi dengan tour of reference (TOR) dan rundown acara.

Kemudian bila ada desain banner atau spanduk yang mencantumkan nama dan foto si narasumber, maka kita kirimkan ke yang bersangkutan, untuk memperkuat permohonan kita akan kehadirannya.

Bila nama dan fotonya sudah terpampang sebagai pamateri, pasti dia akan lebih serius dalam menyempatkan hadir dan mempersiapkan diri. Di era digital sekarang, banner atau poster dapat dengan mudah dipublikasikan atau disebarluaskan melalui media sosial.

Dan sebaiknya sebelum pencantuman foto itu, sebaiknya kita meminta foto dari si calon narasumber foto mana yang ingin ia tampilkan. Jangan sampai saat desain sudah jadi, si calon pemateri keberatan dengan foto tersebut, dengan berbagai alasan.

5. Ingatkan lagi si calon pemateri dua hari sebelum acara.
Ini penting, karena khawatir si ia lupa atau ternyata dia sudah menerima permintaan hadir di acara lain. Konfirmasi ini memastikan kehadiran si sumber dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, atau pembatalan mendadak.

6. Menghubungi pemateri beberapa jam sebelum acara di mulai.
Konfirmasi bisa kita lakukan lagi untuk memastikan keberangkatannya menuju lokasi acara. Apalagi bila narasumber berasal dari luar kota, maka pagi hari atau malam harinya bisa kita ingatkan kembali. Tentu saja dengan bahasa yang baik dan sopan, bukan dengan bahasa yang meneror. Bila si narasumber berangkat sehari sebelum acara atau harus menginap di kota tempat acara berlangsung karena lokasinya yang jauh, jangan lupa pastikan dia sudah hadir, dan akomodasi sudah siap.

7. Bila ada informasi yang penting, perlu disampaikan.
Saat berkomunikasi dengan si narasumber, sampaikan bila ada hal-hal yang perlu diketahuinya. Misal jumlah peserta, siapa pemateri lainnya, dan apakah ada honor (transport) untuk si pemateri.

Yang terakhir itu meskipun sangat sensitif, namun penting untuk disampaikan. Karena beberapa narasumber mungkin butuh informasi soal ini, terutama bagi narasumber yang berasal dari luar kota.

Semoga informasi ini dapat membantu ya.